Privacyverklaring Coddiwomple VZW

Coddiwomple is een vzw waarin de BTW-plichtige activiteiten van Fiola vzw worden ondergebracht. Het betreft:

• De uitbating van zalen en logies van het Kasterhuis
• De Kangoeroebeurs
• De leasing van Willow aan derden
  • Willow is een product van Coddiwomple. Het is een databasetoepassing voor de verwerking van cliënt en medewerkersinformatie.

Coddiwomple vzw en Fiola vzw werken functioneel samen voor de inzet van medewerkers om de dienstverlening waar te maken. Er is een verwerkersovereenkomst tussen beide VZW’s afgesloten teneinde te voorzien in afdoende technische en organisatorische maatregelen teneinde de informatieveiligheid te garanderen.

Coddiwomple vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder  de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG, hierna “de Verordening”, en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens (hierna de Privacywet).

Coddiwomple vzw gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens die derden met haar delen. In deze privacyverklaring wil Coddiwomple vzw heldere en transparante informatie geven over welke gegevens er verzameld worden en hoe Coddiwomple met deze gegevens omgaat.

1.    Toepassingsgebied

Deze verklaring is van toepassing binnen Coddiwomple vzw en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van de medewerkers, de logees en/of huurders van het Kasterhuis, de deelnemers aan de kangoeroebeurs en de persoonsgegevens die in Willow verwerkt worden.

2.    Verantwoordelijken

Het bestuursorgaan van Coddiwomple vzw is verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens.

De dataveiligheidsconsulent voor Coddiwomple vzw is Catherine De Mulder, te contacteren via catherine.demulder@tabor.be. 

3.    Wetgeving en begripsomschrijvingen

Tot 25 mei 2018 heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. Deze privacywet regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens. Op 25 mei 2018 vervalt deze privacywetgeving en treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG vervangt de nationale privacywetgeving van alle Europese lidstaten en is een geheel van regels om de gegevens van Europese burgers beter te beschermen. Het zorgt voor een versterking en uitbreiding van de privacy rechten, met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

In dit document verstaan we onder volgende begrippen:

• Persoonsgegevens: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Gevoelige persoonsgegevens: gegevens over ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid, seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen, strafrechtelijke of bestuurlijke veroordelingen;
• Verwerking van persoonsgegevens: alles wat men met een persoonsgegeven doet, zoals vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen;
• Derde: elke persoon die geen medewerker, aandeelhouder of klant is van CVSO Willow;
• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
  
  

4.    Waarom verwerken wij je persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden op een zorgvuldige wijze door Coddiwomple vzw verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden gebruikt:

1. Om de aanmelding van de kandidaat cliënt te verwerken;
2. Om overeenkomsten met de cliënt te sluiten;
3. Om ondersteuning en begeleiding te bieden;
4. Om de verleende ondersteuning en begeleiding financieel af te handelen;
5. Om de relatie met de cliënt te onderhouden;
6. Voor statistische en communicatieve doeleinden;
7. Om personeelsdossiers te beheren.

Coddiwomple garandeert dat uw persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze verwerkt worden en niet voor andere doeleinden gebruikt worden. 

5.    Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoon- en/of gsm-nummer, e-mailadres
• Het rijksregisternummer en bankrekeningnummer indien je aandeelhouder bent
• Foto- en beeldmateriaal
• Alle andere gegevens opgelegd door de wet
• Medewerkersinformatie
• Cliëntinformatie

Bovenstaande lijst is niet limitatief.

6.    Hoe verkrijgen wij de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren verkregen worden nl. via de telefoon, e-mail, post, contactformulier op de website, digitale databestanden of mondeling. 

7.    Juridische grondslag van de verwerking?

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

• de betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking heeft verleend;
• de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
• de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Willow onderworpen is;
• de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene;
• de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Willow of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.
  
  

8.    Verstrekking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verstrekt aan de medewerkers van Coddiwomple vzw of aan de medewerkers van Fiola vzw, die optreden als subverwerker in het kader van de functionele samenwerking met Coddiwomple en in overstemming met de in punt 4 vermelde doeleinden.

De persoonsgegevens die de betrokkene geeft kunnen aan derde partijen verstrekt worden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de in punt 4 beschreven doeleinden en/of indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift.

Als er geen noodzaak is, zoals genoemd in de vorige alinea, is de toestemming van de betrokkene vereist voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.

Wanneer persoonsgegevens gedeeld worden met andere partijen (verwerkers) moeten er afspraken gemaakt worden om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen, middels het afsluiten van een verwerkersovereenkomst.

9.    Het bewaren van persoonsgegevens

We bewaren de persoonsgegevens van de betrokkenen niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en/of voor de naleving van de wet- en regelgeving.

Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

10.   Beveiliging van de persoonsgegevens

We treffen alle nodige technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens, tegen verlies of aantasting van de gegevens, tegen ongeoorloofde kennisneming en tegen wijziging of verstrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.

11.   Je rechten omtrent de verwerking van persoonsgegevens  

Personen van wie we de gegevens verwerken, hebben de volgende rechten:

• Recht op informatie: Elke betrokkene mag vragen welke gegevens van hem verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom Willow die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden.
• Recht op inzage: De betrokkene heeft het recht de persoonsgegevens die van hem worden verwerkt in te zien.
• Recht op rectificatie en aanvulling: Indien de betrokkene fouten in zijn gegevens vindt, mag hij vragen om dit aan te passen. De betrokkene kan ook aanvullingen toevoegen aan zijn gegevens.
• Recht op beperking van de verwerking: De betrokkene heeft het recht om te vragen om minder gegevens te laten verwerken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming gaf om persoonsgegevens te verwerken, heeft hij ook het recht om die persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op dataportabiliteit: De betrokkene heeft het recht om zijn persoonsgegevens over te dragen.
• Recht op bezwaar: Indien de betrokkene niet akkoord is met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van hem verwerkt worden, kan hij zich hiertegen verzetten.

Om gebruik te maken van je rechten kan je een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via e-mail ingediend worden. Coddiwomple  heeft één maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen één maand zullen wij je verzoek uitvoeren en hierover informeren, of zullen wij aangegeven waarom we geen gehoor geven aan je verzoek. 

In bepaalde en uitzonderlijke gevallen kunnen wij weigeren om gehoor te geven aan je verzoek. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. 

Je kan ons op volgende manier contacteren: 

Coddiwomple vzw
Kasterstraat 81

9230 Wetteren
info@coddiwomple.be

Om je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van je identiteitskaart, rijbewijs of ander identiteitsbewijs mee te sturen met je aanvraag. Indien je een kopie meestuurt van je identiteitskaart raden we je sterk aan om daarbij de pasfoto en het rijksregisternummer onzichtbaar maken. De organisatie vernietigt deze na 6 maanden. 

Kan of wil je geen kopie van je identiteitsbewijs opsturen dan dien je een afspraak te maken om ter plekke uw identiteit te laten vaststellen. 

12.   Klacht

Je kan contact met ons opnemen als je een klacht hebt over de manier waarop we je persoonsgegevens verzamelen, opslaan of gebruiken.

Gelieve je klacht te richten aan:

Coddiwomple
Kasterstraat 81
9230 Wetteren
info@coddiwomple.be

We zullen er alles aan doen om klachten op te lossen, maar als je niet tevreden bent met onze reactie, kan je een klacht indienen bij de nationale dienst voor gegevensbescherming in België, nl. de Gegevensbeschermingsautoriteit. 

Je kan de Gegevensbeschermingsautoriteit hier contacteren.

13.   Wijziging privacyverklaring

Coddiwomple kan deze verklaring ten allen tijde aanpassen. Belangrijke wijzigingen maken we kenbaar via de website.

Disclaimer: dit document is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de privacywet en de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.